Af Kristian Sørensen & Brian Karstensen
De vigtigste beslutninger i et projekt er ofte dem, der har de største konsekvenser. Med en beslutningsplan kan du sikre, at strategisk kritiske beslutninger bliver truffet på det rigtige tidspunkt. Læs hvordan en beslutningsplan kan gøre en forskel for din organisation og løfte både beslutningskvaliteten og projektets samlede succes.
Når det kommer til projekter og vigtige initiativer i en organisation, er ét af de mest oversete værktøjer muligvis også det mest kritiske – beslutningsplaner. Alt for mange projekter går i stå eller kuldsejler, fordi beslutninger enten træffes for sent, eller slet ikke bliver taget. Det kan være fristende for ledelsen at undlade at træffe en beslutning i håbet om, at “det nok går over”. Men at undlade at tage en beslutning, er i sig selv en beslutning — en beslutning med potentielt skadelige konsekvenser.
I denne blog præsenterer vi en af IT ADVISORYs kernefigurer – nemlig beslutningsplanen.
Hvad er en beslutningsplan?
En beslutningsplan er en systematisk metode til proaktivt at identificere og planlægge de beslutninger, der skal træffes under et projekt eller initiativ.
Ved at anvende en beslutningsplan sikrer man, at nødvendige beslutninger bliver truffet rettidigt og på et velinformeret grundlag. Dette hjælper både med at holde projektet på sporet, styrker eksekveringskraften og forbedrer kvaliteten af de beslutninger, der træffes undervejs.
Elementer i en beslutningsplan
En effektiv beslutningsplan består af følgende elementer:
- Beslutninger: Hvilke beslutninger skal træffes under projektets forløb, der er kritisk for projektets fremdrift og resultater?
- Deltagere: Hvem skal være involveret i beslutningstagningen? Det er vigtigt at sikre, at de rette personer er med, så man ikke kommer til at stå i et beslutningsmæssigt limbo, og for at sikre, at beslutningen også bliver efterlevet i organisationen.
- Deadline: Hvornår skal beslutningen træffes? Tidsfrister kan være både en fast dato eller et relativt tidspunkt med reference til projektets tidsplan eller andre beslutninger.
- Proces: Hvordan skal beslutningen træffes? Dette kan involvere alt fra formelle beslutningsmøder til inddragelse af eksperter eller analysearbejde.
- Input: Hvilke grundlag skal beslutningen træffes på? Det kan eksempelvis være en analyse eller et beslutningsoplæg, der er udarbejdet og udsendt på forhånd.
- Forsinkelsesrisiko: Hvad er konsekvenserne, hvis beslutningen bliver forsinket? Det er afgørende at forstå og kommunikere, hvilke risici der er forbundet med ikke at træffe en beslutning rettidigt.
Værdien af en beslutningsplan
En beslutningsplan bidrager til:
- Forbedret beslutningskvalitet: Ved at planlægge beslutningsprocessen på forhånd, sikrer man, at alle nødvendige aspekter bliver overvejet, hvilket fører til bedre beslutninger.
- Øget effektivitet: Når beslutningerne er velplanlagte og baseret på gennemarbejdet information, kan beslutningstagerne træffe hurtige og præcise valg.
Større alignment med interessenter: Ved at involvere de rette personer på det rette tidspunkt, undgår man misforståelser og sikrer, at alle relevante parter føler sig hørt. - Reduktion af risiko: Ved at være proaktiv i beslutningstagningen minimerer man risikoen for forsinkelser og fejl.
- Øget transparens: En klar beslutningsproces skaber gennemsigtighed og ansvarlighed, hvilket er afgørende for projektets succes.
Og helt ærligt, så er det altså også bare noget der giver points som projektleder både i teamet og op imod styregruppe og ledelse, at det er tydeligt hvordan beslutninger bliver truffet – og at de bliver truffet. Klare forventninger, og aktiv styring af én af de projektrisici der altid står på listen (manglende beslutninger fra ledelsen).
Beslutningsplaner er en del af projektets governance
Basalt set handler governance om, hvordan man styrer – og helt kort skal governance svare på følgende: Hvad skal besluttes, af hvem, hvornår, hvordan og baseret på hvilket input.
En beslutningsplan er en konkret måde at operationalisere disse governance-principper på, hvilket fører til bedre styring og kontrol af projekter.
Med en beslutningsplan kan du sikre, at strategisk kritiske beslutninger bliver truffet på det rigtige tidspunkt
Afsluttende tanker: Undgå forsinkelser og boost projektsucces med bedre beslutninger
Når vi taler om beslutningstagning, er det vigtigt at huske på, at vi aldrig vil have al information til rådighed. Vi skal derfor finde balancen mellem at have nok information til at træffe en beslutning og undgå at falde i fælden af “analysis-paralysis”, hvor man ikke træffer beslutninger, fordi der hele tiden er noget, der kan undersøges yderligere.
En beslutningsplan er særligt værdifuld i situationer, hvor beslutningerne er komplekse, svære at ændre, eller har store konsekvenser, hvis de bliver forsinkede.
For mindre beslutninger, der nemt kan ændres, er det måske ikke nødvendigt med en formel beslutningsplan. Men for de beslutninger, der virkelig betyder noget, er en beslutningsplan et uundværligt værktøj.
Prøv at anvende en beslutningsplan i dit næste projekt. Jeg er sikker på, at du vil opleve en markant forbedring i både beslutningskvaliteten, fremdrift og projektets overordnede succes.
Har du brug for en fortrolig snak om jeres governance?
Vi kan hjælpe dig med at tage gode beslutninger
Kontakt Kristian og få en uforpligtende dialog om, hvordan vi kan hjælpe jer
