Version 2 | Udgivet 8. august 2023

Handels- og samarbejdsbetingelser

Disse handelsbetingelser gælder for alle samarbejder mellem kunder og
IT ADVISORY K/S, Gjessøvej 52, 8600 Silkeborg, Danmark, CVR-nr. DK43239066 – med mindre andet er eksplicit aftalt i en samarbejdsaftale.

Indledning og value proposition

Vi har udviklet disse handels- og samarbejdsbetingelser for at sikre et optimalt og effektivt samarbejde med vores kunder baseret på en klar forventningsafstemning og letforståelige retningslinjer.

IT ADVISORY er uvildige it-rådgivere og erfarne konsulenter, der hjælper i hele værdikæden fra teknologi til forretningsværdi. Vores kerneservices kredser om rådgivning, strategi, ledelse, sourcing og it due diligence. Forenklet sagt hjælper vi med at tage gode beslutninger i relation til it.

IT ADVISORY blev grundlagt i 2017. Vi har en bred portefølje af kunder i forskellige sektorer, og vi har samarbejdet med mange af vores kunder på både større og mindre opgaver gennem årene.

I IT ADVISORY er vi drevet af at skabe værdi sammen – creating value together – med afsæt i et win-win mindset: Det er afgørende for os, at samarbejdet med vores kunder er energifyldt, udviklende – og at vi sammen skaber resultater, vi alle er stolte af.

IT ADVISORY er et anderledes konsulenthus med en netværksbaseret forretningsmodel, hvor vi har tætte – og ofte langvarige – samarbejdsrelationer med vores kunder.

Vi er passioneret om at komme fra ord til handling, og er altid fokuseret på, at vi skaber konkret forretningsværdi sammen.

Vores forretningsmodel, værdigrundlag og måden vi arbejder på giver vores kunder følgende overordnede fordele:

Fleksibel inddragelse af de rette personer og ekspertiser igennem hele forløbet.
Frihed og dynamik i samarbejdet, så det altid matcher kundens behov.
Leverancer og værdiskabelse med færrest mulige omkostninger for kunden, økonomisk såvel som ressourcemæssigt.

Sådan bruger vi vores handels- og samarbejdsbetingelser

Vores handels- og samarbejdsbetingelser er rammer og retningslinjer, der gælder for alle aftaler, som vi indgår med kunder. De er tilgængelige på vores hjemmeside, og vi henviser til dem i tilbud, oplæg og/eller samarbejdsaftaler, så vi er sikre på, at kunden er gjort opmærksom på dem.

Vi forventer, at kunder orienterer os, hvis de har andre rammer og retningslinjer, som vi skal tage højde for. Når andet ikke er aftalt, gælder nærværende dokument.

Handels- og samarbejdsbetingelserne indgår i vores samlede rammer og aftaler, som det fremgår af figuren herunder.

Vi udarbejder altid en samarbejdsaftale med vores kunder. Samarbejdsaftalen bygger på vores handels- og samarbejdsbetingelser.

Samarbejdsaftalen beskriver som minimum

Baggrund for opgaven
Formål og scope
Kundens forventede værdiskabelse
Leverancer
Forløb og samarbejde
Økonomi

Relevante forhold i relation til interne rammer og aftaler i IT ADVISORY vil være beskrevet i samarbejdsaftalen i det omfang, det er relevant for kunden og den konkrete opgave.

IT ADVISORY’s manifest er primært målrettet partnerkredsen, tilknyttede konsulenter og business partnere, men er tilgængeligt på vores website for at sikre transparens. Manifestet gennemsyrer vores kultur og måde at arbejde på, og afspejles derfor i de følgende afsnit.

Organisering

IT ADVISORY er en netværksbaseret forretning. Vores team består af en partnerkreds og tilknyttede konsulenter. Det betyder, at alle konsulenter fra IT ADVISORY er selvstændige og bundet sammen af det fælles ansvar, faglighed, kvalitet og kultur, der er unik for IT ADVISORY.

Det kan lade sig gøre, fordi vi er selvstændige, værdidrevne og erfarne konsulenter, og fordi al samarbejde er båret af tillid, faglighed og at vi “vil” hinanden. Vi prioriterer vores relationer højt – både internt og eksternt med vores kunder.

Ud over de to konsulentkategorier, partnere og tilknyttede konsulenter, samarbejder IT ADVISORY også med virksomheder (Business Partners), der supplerer vores egne kompetencer og kapacitet, og som matcher vores værdier, kultur og integritet.

Uanset hvilke konsulenter, der er på opgaverne, har kunden én styrende samarbejdsaftale med IT ADVISORY, og kunden oplever altid IT ADVISORY som ét samlet konsulenthus.

Remote work

I IT ADVISORY stræber vi altid efter at arbejde så effektivt og fleksibelt som muligt.

Derfor har vi i IT ADVISORY valgt ikke at have en traditionel kontorarbejdsplads, og i stedet valgt at benytte mulighederne i online samarbejde mest muligt.

Det betyder at online-møder med brug af moderne online samarbejds- og faciliteringsværktøjer, er vores naturlige førstevalg. Det gælder både internt i IT ADVISORY og eksternt med vores kunder. Når der er behov for det, mødes vi fysisk til møder og workshops på en optimal lokalitet for deltagerne – det kan være hos kunden eller i konferencefaciliteter.

Det er vores erfaring at, denne måde at arbejde på er meget effektiv og fleksibel for både vores kunder og for IT ADVISORY:

Vi vælger den kommunikations- og mødeform, som passer optimalt til den konkrete aktivitet.
Geografi er ikke en hindring for at involvere de rette personer hos kunden, leverandører, business partnere og IT ADVISORY.
Det er normalt let at booke møder og få kalendere til at passe – selv med kort varsel.
Vi sparer omkostninger, rejsetid og CO2.

Samarbejde og transparens

Vi arbejder tillidsbaseret og har altid fokus på, at vores rådgivning skal omsættes til konkret handling og værdiskabelse i den organisation, som vi bistår.

Der er som hovedregel minimum to personer fra IT ADVISORY på en opgave, da vores erfaringer er, at dette er mest effektivt målt på tid, kvalitet og pris. Det skyldes, at opgaverne ofte er komplekse og kræver overblik, facilitering og en god portion kreativitet – og for at sikre den nødvendige faglige ballast og kvalitetssikring.

Vi sikrer transparens, så det er nemt for kunden at danne sig et overblik over, hvad der er aftalt. Vores samarbejder er altid baseret på en samarbejdsaftale, der bl.a. beskriver baggrund, scope og samarbejde samt estimeret tidshorisont og omkostninger. Vi ved af erfaring, at det er vanskeligt at lave en stringent proces, hvor alt går som vi planlægger. Derfor har vi løbende check-ins med kunden – oftest månedsvis – hvor status, scope, tidsplan, estimater og risici vurderes i fællesskab, således at vi sammen proaktivt kan styre forløbet i den rigtige retning og håndtere uforudsete forhold.

Vores leveranceproces herunder illustrerer, hvordan vi går fra indledende dialog til oplæg og styrer samarbejdet undervejs. De løbende check-ins sker månedligt eller efter behov.

Inden afslutningen af et samarbejde udarbejder vi, når relevant, et afleveringsnotat, der giver overblik over de udførte opgaver, konkrete leverancer og anbefalinger omkring det videre arbejde i kundens organisation.

I forbindelse med afslutningen af et samarbejde evaluerer vi i fællesskab vores samspil mhp. fælles læring.

På tværs af alle opgaver har vi følgende principper for samarbejde, der sætter rammerne for vores adfærd og samarbejde med kunderne:

Vores rådgivning og dens synlige resultater i form af notater og rapporter m.m. udføres i god tro og på basis af den modtagne information. Det betyder, at vi forholder os positivt til det materiale, vi får udleveret, og den viden vi opnår i møder, interviews og workshops mv. – og at vi altid har tillid til og forventer, at alle fra organisationen er åbne, ærlige og transparente omkring alle relevante fakta og omstændigheder.

Det forudsættes, at kunden engagerer sig i samarbejdet for at opgaven kan gennemføres bedst muligt, herunder:

Aktivt medvirker i processen.
Bidrager med at fremskaffe alt relevant materiale/information.
Sikrer at nøglepersoner og leverandører er tilgængelige.
Sikrer effektive beslutningsforløb.

IT ADVISORY forholder sig aktivt til at forebygge og håndtere eventuelle konflikter bedst muligt. Dette er beskrevet nedenfor under konfliktansvarlighed.

Honorar og fleksibilitet

Opgaver afregnes til faste priser eller efter medgået tid og materialer.

Afregning efter medgået tid og materialer opgøres pr. påbegyndt halve time pr. dag og faktureres månedsvis bagud.

Der er, med mindre andet er aftalt i samarbejdsaftalen, intet minimumsforbrug af timer i vores timebaserede aftaler. Dermed kan kunden til enhver tid justere eller afbryde samarbejdet og udelukkende afregne for forbrugt tid, transport og eventuelle udlæg.

Opgaver aftalt til fast pris er ikke refunderbare, men kan udskydes og omplanlægges uden meromkostninger med mindre andet fremgår af samarbejdsaftalen.

Fysiske møder aftales efter behov og afregnes til fast pris pr. konsulent pr. dag for at gøre omkostningerne enkle og overskuelige. Prisen dækker alle omkostninger, herunder transporttid, transportomkostninger, evt. ophold mv. Prisen beregnes med udgangspunkt i afstand, transporttid og transportforhold regnet fra konsulentens bopæl til kundens adresse.

Eventuelle udlæg til øvrige omkostninger i samarbejdet viderefaktureres til de faktiske omkostninger plus 10%.

Honorar og betalingsfrist aftales fra gang til gang i samarbejdsaftalen. Priser angives som udgangspunkt i DKK ekskl. dansk moms med 8 dages betalingsfrist.

Kvalitetsløfte

Det er en prioritet for os, at vores honorar og værdiskabelsen hos kunderne passer sammen, så der opnås win-win i samarbejdet. Dette er samtidigt afgørende for et ligeværdigt og tillidsfuldt samarbejde.

Vi siger tingene, som vi ser dem, og forventer det samme af vores kunder. Vi sætter en ære i at levere ydelser af høj kvalitet på de aftalte mål.

Hvis kunder oplever, at vores leverancer og samarbejde ikke matcher det aftalte, ønsker vi at få en åben drøftelse af, hvad der skal gøres.

Fortrolighed og immaterielle rettigheder

Parterne skal iagttage tavshed i sædvanligt omfang for forhold, som ikke er alment kendte.

Kunden har fri brugsret til materialer, der udvikles og leveres som en del af samarbejdet. IT ADVISORY har alle øvrige rettigheder til disse materialer.

IT ADVISORY kan, med mindre andet aftales i samarbejdsaftalen, anvende kunden og opgaverne på sin referenceliste, samt omtale opgaverne i generelle vendinger.

Risici og ansvar

IT ADVISORY yder ikke juridisk rådgivning og påtager sig ikke ansvar for juridiske vilkår. Enhver dialog om kontrakter, herunder juridiske forhold, er udelukkende deling af viden og erfaringer. I juridiske spørgsmål anbefaler vi altid vores kunder, at involvere en advokat eller rådgiver med relevant juridisk erfaring på området.

IT ADVISORY er ansvarlig for fejl og forsømmelser efter dansk rets almindelige erstatningsregler med følgende afgrænsninger:

Ansvaret er afgrænset til en periode på et år fra opgavens afslutning.
IT ADVISORY hæfter ikke for driftstab, tidstab, tab af data, avancetab, tab af goodwill eller andre former for indirekte tab eller følgeskader.
IT ADVISORY’s erstatningsansvar afgrænses, så det ikke kan overstige 100.000 kr., og dette uanset om ansvaret gøres gældende for flere enkeltstående forhold.
Pådrager vi os et ansvar over for kunden sammen med andre, hæfter vi kun for så stor en del af kundens tab, som svarer til den del af den samlede skyld, der er udvist af os.

IT ADVISORY har en professionel rådgiveransvarsforsikring hos Tryg Forsikring A/S.

Persondata

IT ADVISORY behandler persondata i overensstemmelse med persondataforordningen. Denne praksis er nærmere beskrevet i vores persondatapolitik.

Konfliktansvarlighed

Hos IT ADVISORY ved vi, at verden ændrer sig hurtigere end man kan nå at skrive en aftale. Derfor har vi flyttet fokus væk fra juridiske klausuler og potentielle retssager, og har i stedet skabt et fleksibelt aftalegrundlag med en dynamisk leveranceproces. Her tager vi ejerskab, og håndterer selv evt. fejl og konflikter eller uforudsete omstændigheder, der medfører behov for større ændringer. Det sker eksempelvis ved at bruge mediation, som er vores foretrukne konflikthåndteringsmetode.

Mediation er en frivillig, tillidsbaseret og dialogisk tilgang til konfliktløsning, der har fokus på en god og værdiskabende konflikthåndteringsproces.

Vi vælger mediation, fordi vi ved, at man kan spilde mange ressourcer på hårde forhandlinger, alt imens man risikerer at konflikten eskalerer. Mediation mindsker risiko for at bruge negativ energi og unødige ressourcer på forhandling eller retssag. Samtidig er mediation en investering i at tage læring fra situationen og derigennem opnå en fælles forståelse mellem os og kunden, så vi derved styrker tilliden, den gode kommunikation og vores samarbejde fremadrettet.

Med henblik på at forebygge misforståelser og konflikter, gør IT ADVISORY sig umage med følgende jf. leveranceprocessen:

Tydelig forventningsafstemning ifm. scoping og staffing, herunder proces, roller samt allokering og kapacitet.
Monitorering af status og styring af fremdrift.
Løbende tidsregistrering, opfølgning og restestimering.

Retningslinjerne for konflikter er:

Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne aftale, skal som udgangspunkt løses i mindelighed via udenretlig mediation, før der evt. indledes juridiske forhandlinger eller lignende.
Enhver i samarbejdet kan ønske en mediation – også selvom det ikke er tale om alvorlige konflikter – og i så fald deltager de relevante involverede parter.
Opstår der en situation, hvor en kunde henvender sig til IT ADVISORY omkring en omstændighed, der kan føre til en juridisk tvist eller på anden måde skade relationen til kunden, agerer vi proaktivt, og tager hurtigst muligt initiativ til udenretlig mediation.
IT ADVISORY booker og afregner mediator.

Lovvalg

Dansk ret gælder for alle vores handler og samarbejder.

Skal vi tage en snak?

Ring eller book et uforpligtende møde