Af Kristian Sørensen & Brian Karstensen
At reflektere over et projektforløb, et program eller selve organisationen for at identificere områder til forbedring, bør være en del af enhver organisations faste ritualer. Det giver kontinuerlig udvikling, energi og sammenhold. Starfish Retrospective er et enkelt, men kraftfuldt værktøj, der hjælper med at facilitere refleksionsprocessen ved at spørge: “Hvad kan vi gøre bedre?”.
Dette simple spørgsmål kan, når det kombineres med handling på de identificerede forbedringsområder, forbedre den overordnede kvalitet, effektivisere leverancer og processer, reducere risici og øge medarbejdernes generelle tilfredshed.
Vi vil her hjælpe dig med at få øjnene op for refleksioner i din organisation, introducere Starfish Retrospective (Et Søstjerne Retrospektive), præsentere dens anvendelse og konkrete råd til effektiv implementering.
Hvad er et retrospekt?
Et retrospektive er en reflekterende proces, hvor ex et team ser tilbage på deres arbejde og aktiviteter i en given periode, for at identificere styrker, svagheder, muligheder og trusler.
Formålet med retrospektet er at skabe en åben og ærlig dialog, hvor alle teammedlemmer kan bidrage med deres observationer og idéer uden frygt for kritik. Dialogen hjælper med at identificere både succeser og problemer, så teamet kan bygge videre på deres styrker og adressere svagheder.
Ved at facilitere et retrospektiv som en workshop, kan organisationer realisere potentiale for forbedringer og skabe et miljø med færre spændinger – givet at der handles på resultaterne.
Det kan samtidig øge motivationen os projektdeltagerne, at have en fælles dialog om, hvordan man kan gøre organisationen og hinanden bedre.
Essensen af Starfish Retrospective
Starfish Retrospective er baseret på et enkelt, men effektivt koncept: At stille fem nøglespørgsmål:
- Hvad skal vi fortsætte med – Keep?
- Hvad skal vi gøre mere af – More?
- Hvad skal vi gøre mindre af – Less?
- Hvad skal vi begynde at gøre – Start?
- Hvad skal vi stoppe med at gøre – Stop?
Disse spørgsmål udgør de grundlæggende søjler i refleksionsprocessen, og skaber dermed et struktureret rammeværk for at identificere områder til forbedring.
Starfish Retrospective blev først introduceret i 2006 af Patrick Kua. Her er vores version af søstjernen, som du er velkommen til at låne.
Sådan faciliterer du et Starfish Retrospective
Her er en trinvis guide til, hvordan du kan gennemføre et retrospekt med Starfish Retrospective:
1. Forberedelse
Inden workshoppen skal du sikre, at du har det nødvendige udstyr, herunder penne, evt. plakat med Starfish Retrospctive og masser af post-it-noter. Vælg også et uforstyrret mødelokale, der er egnet til samarbejde.
2. Brainstorm
Introducer Starfish Retrospective (eller søstjernen) og fortæl hvad mødets formål er. Start med at indsamle input individuelt ved at bruge en stille brainstorming på 3-5 minutter til hvert af de fem spørgsmål. Lad hver deltager skrive deres individuelle punkter ned på post-it-noter. Minimum ét til hvert spørgsmål.
3. Diskussion af output
Efter brainstormingfasen placeres alle besvarelser på et bord (gerne på en Starfish planche), og de indsamlede input gennemgås for hvert spørgsmål. Hvis I er en gruppe på mere end 7 personer, er vores erfaring, at det er en god idé at inddele i holdstørrelser på 3-5.
Formålet med opgaven er at dele viden og identificere vigtige temaer, og derfor er en åben dialog afgørende for øvelsen.
3a. Fælles opsamling på output
Arbejder du med holdopdeling, er det en god idé at lave en fælles opsamling på alle identificerede emner. Holdene skal blive enige om de 3-8 vigtigste emner (her er din vurdering som facilitator vigtig – hvad kan vi nå, og hvad giver mening?) de har identificeret, og tage disse med til den fælles opsamling.
I forbindelse med fællesopsamlingen bør du være opmærksom på, om der tegner sig bestemte temaer, der kan grupperes, da det letter den videre proces.
4. Prioritering af ændringer
Giv nu gruppen/grupperne en ny opgave: Ud fra de identificerede temaer skal de vælge de 3-5 vigtigste, og placere kategorier baseret på deres vigtighed og kompleksitet:
- Hvad vi kan gøre noget ved i dag
- Hvad vi vil håndtere i løbet af den næste uge
- Hvad vi vil igangsætte i løbet af den næste måned
Udvælgelse af temaer kan enten ske i dialog eller ved en afstemning, hvor hver deltager får en række stemmer, de kan afgive. Igen er dette meget afhængig af antallet af deltagere, og ikke mindst antallet af identificerede temaer.
5. Afslut med en retning og implementer ændringer
Hvis det er muligt, er det stærkt at kunne afslutte et retrospekt med retning på et eller flere konkrete tiltag. Men det er ikke essentiel for processen. Det vigtigste er, at det efterfølgende kan mærkes, at der sker ændringer!
Kommunikér regelmæssigt med teamet og vis fremskridt, mens forbedringerne implementeres. Vær opmærksom på at anerkende teamets bidrag og gør det synligt, at deres input bliver taget seriøst.
Opsamling på Starfish retrospective
At arbejde med Starfish Retrospecitve er ikke blot et værktøj; det er en kultur af refleksion, læring og kontinuerlig forbedring. Ved at integrere denne tilgang i organisationer, kan der opnås bedre resultater, mere tilfredse medarbejdere og en øget konkurrenceevne.
At arbejde strategisk med retrospektiver kan være med til at udvikle og effektivisere en organisation
6 udfordringer i at implementere retrospektiver i din organisation
Implementering af reflekteringsprocesser som ex Starfish Retrospective kræver en struktureret tilgang for at sikre maksimal effektivitet og engagement fra medarbejderne/teamet. Her er en række af de barrierer, vi oplever, der skal løses, før en organisaion kan lykkedes med at anvende retrospekter:
- Manglende Kultur for åbenhed og tillid: Hvis der ikke er en eksisterende kultur, hvor medarbejdere føler sig trygge ved at dele deres ærlige meninger og erfaringer, kan det være svært at få fuld deltagelse og ærlige bidrag i retrospektiverne.
- Manglende handling: Hvis de identificerede problemer og forbedringsforslag fra retrospektiverne ikke følges op med konkrete handlinger, kan det føre til frustration og apati blandt medarbejderne. Det er vigtigt, at der er en tydelig proces for at implementere de aftalte forbedringer.
- Ledelsesopbakning: Uden støtte fra ledelsen kan det være svært at få retrospektiverne til at blive en integreret del af arbejdsprocessen. Ledelsen skal være engageret og villig til at støtte de ændringer, der kommer ud af retrospektiverne.
- Uklare mål og forventninger: Hvis formålet med retrospektiverne ikke er klart kommunikeret, kan det føre til forvirring og manglende engagement. Medarbejderne skal forstå, hvorfor retrospektiver er vigtige, og hvordan de bidrager til teamets og organisationens succes.
- Mangel på facilitator-færdigheder: En effektiv retrospekt kræver en dygtig facilitator, der kan guide diskussionerne, sikre at alle stemmer bliver hørt, og holde samtalen konstruktiv. Manglen på en erfaren facilitator kan føre til ustrukturerede og mindre produktive møder.
- Ensformighed og kedsomhed: Hvis retrospektiverne bliver forudsigelige og monotone, kan de miste deres effekt. Variation i format og tilgang kan hjælpe med at holde møderne interessante og engagerende.
Derudover kan modstand mod forandring i det hele taget, og manglende prioritering af tid til at gennemføre retrospektiver i en travl hverdag, være med til at ødelægge implementering af retrospektiver.
Savner du inspiration?
Kontakt Brian og få en snak om, hvordan vi kan hjælpe jer med at udvikle organisationen med at anvende værktøjer som Starfish Retrospective og premortem
Brian Karstensen
Partner i IT ADVISORY
