Særligt vigtige eller strategiske projekter kan have brug for en strategisk ramme for at sikre forretningens videre udvikling og værdiskabelse på den lange bane. I denne artikel deler vi perspektiver fra IT ADVISORY på, hvordan vi identificerer et strategisk projekt og efterfølgende sikrer en god strategisk ramme.
Af Kristian Sørensen
Har du oplevet komplekse og langstrakte projekter med store budgetter, som aldrig helt kommer op i gear og ikke leverer den forventede forretningsværdi? Eller hvad med projekter, der skabte et væld af fremtidige tekniske og forretningsmæssige muligheder, der blev forhindret af knopskydninger?
Vi vil vove at påstå, at alle der arbejder i spændingsfeltet mellem it og forretning, har oplevet dette. Og at det er lige frustrerende, hver gang det sker.
Når et projekt er udfordret eller ikke leverer den forventede værdi, kan det skyldes, at der mangler en klar strategisk ramme. De bagvedliggende årsager kan være mange – nogle af dem vi støder på er:
- En vis berøringsangst, når det kommer til at italesætte behovet for strategi i projekt- og programregi.
- En udtalt forvirring om hvad en strategi er, og hvem der kan/bør lave den.
- At de strategiske eller forretningskritiske projekter bliver identificeret for sent i projektforløbet.
For at skabe retning, fokus og fremdrift har vi brug for strategier, der sætter den afgørende strategiske ramme for de særligt vigtige – strategiske – projekter.
Hvornår er et projekt strategisk?
Ikke alle projekter er strategiske, selvom de måske bliver omtalt sådan. Et projekt er strategisk, når projektet har en strategiske ramme – eller burde have én.
Du står med stor sandsynlighed med et strategisk projekt, når du kan sætte flueben ved ét eller flere af disse karakteristika:
- Projektet er forretningskritisk for organisationen.
- Projektet er præget af høj kompleksitet eller stor uforudsigelighed.
- Projektet er en del af en større indsats med en lang tidshorisont.
- Projektet repræsenterer en meget stor investering.
- Projektet påvirker mange interessenter i stort omfang.
- Projektet er svært at rulle tilbage, når først det er gennemført.
Samtidig er strategiske projekter kendetegnet ved, at der altid er en god begrundelse for projektet. Det kan fx være dokumenteret i en business case eller i et projektgrundlag, hvor projektet er koblet til en konkret strategi.
Projekter, der ikke er strategiske, kan også være meget vigtige, selvom de ikke spiller direkte ind i en strategi.
Hvad en strategisk ramme i praksis?
En strategisk ramme er helt konkret én eller flere strategier, der sætter rammerne og skaber retning for det strategiske projekt.
Hvis den strategiske ramme findes på forhånd, skal det sikres, at projektgrundlaget tager højde for og skaber værdi i forhold til strategierne. Hvis der ikke findes en klar strategisk ramme, er det vigtigt at etablere den, før projektet igangsættes.
Når vi i IT ADVISORY udarbejder en strategiske ramme for et projekt, anvender vi strategiens kerne som omdrejningspunkt for arbejdet.
Du kan læse mere om kernen i den gode strategi i denne artikel.
Det er i vores optik en udbredt misforståelse, at kortlægningen af de strategiske rammer og strategiarbejdet er langt, tungt og dyrt. Men det kan til gengæld bliver rigtig dyrt, hvis et strategisk projekt ikke har de nødvendige klare rammer og en tydelig retning for at blive en succes.
Projektets strategiske ramme bliver typisk dokumenteret i et kort notat på 4-6 sider, der dokumenterer den strategiske kerne samt kontekst og tidshorisont. Denne proces vil ofte kunne gennemføres på få uger.
Som en del af dokumentationen tager vi altid udgangspunkt i nedenstående figur, som gør det muligt at skabe et holistisk overblik over de strategier, vi arbejder med. Figuren er samtidig et godt afsæt til at afstemme scope og sigte for dét eller de strategiske projekter og tiltag, der skal føre strategien ud i livet.
En strategisk ramme betaler sig
Der er mange fordele ved at etablere en solid og let tilgængelig strategisk ramme for strategiske projekter. Nogle af de vigtigste gevinster er:
- Det sikrer, at alle interessenter får et fælles overordnet billede af, hvor vi er, og hvor vi skal hen.
- Det skaber en langsigtet rettesnor for ledere og medarbejdere i det daglige arbejde.
- Det gør det let for alle at forstå og huske, hvad projektet skal bidrage til – også i en travl hverdag.
- Det gør det muligt at forstå den helhed, det enkelte projekt er en del af.
- Det baner vejen for øget mening, følgeskab og energi.
- Det gør det muligt at undgå uheldige ad hoc-beslutninger.
- Det sikrer bedre prioritering af økonomi og ressourcer.
- Det sikrer bedre afstemning mellem projektledelse og forretningsledelse – alle har det samme landkort.
Vi håber, at denne artikel har givet anledning til refleksion om forskelligheden i projekter – og indsigt i hvordan strategiske rammer kan skabes i øjenhøjde med den opgave, projektet står overfor.
Ønsker du mere indsigt i, hvordan du kan arbejde med strategier og strategiske rammer, så hent whitepaperet Viden og modeller til effektive strategier, som du finder her. Du får en håndgribelig tilgang til at arbejde med it- og digitale strategier, som virker uanset, om der arbejdes på organisationsniveau eller tættere på teknologi og projekter.
