Forskellen på et sundt og et usundt projekt er ofte usynlig fra overfladen. Uden reel indsigt i den samlede tilstand risikerer ledelsen at ressourcer spildes på problemer, der vokser i det skjulte. Værdien af et Project Health & Impact Assessment er et faktuelt og handlingsorienteret beslutningsgrundlag, der gør det muligt at handle i tide og sikre, at projektet leverer de forventede resultater.
Af Eva Bennedsen, Brian Karstensen & Kristian Sørensen
Virkeligheden for store og komplekse projekter er, at den oprindelige plan aldrig lykkes. Selv når statusrapporterne er grønne, kan skjulte risici, uenigheder og misforståelser true projektets værdiskabelse.
Problemet er, at uden et faktisk billede af den reelle tilstand, er det svært at vide, hvor man skal sætte ind. Resultatet er ofte, at der handles for sent, på det forkerte grundlag, eller at ressourcer spildes, hvor effekten er mindst. Som leder er din vigtigste handlemulighed at få et præcist beslutningsgrundlag. At erstatte antagelser med fakta, så du kan sikre din investering og styre projektet mod de ønskede resultater.
De første faresignaler på et projekt i krise
Vi ser ofte flere mønstre, der rammer ledelsen, og sætter projekter under pres:
- For meget cover-my-ass arbejde – både hos ledelse og projektleder
Projektet er præget af overdreven dokumentation, lange e-mail-tråde og referater, der mere tjener til at placere ansvar end til at skabe fremdrift. At sikre sig rygdækning, frem for at træffe nødvendige beslutninger, lammer projektets agilitet og fjerner fokus fra de reelle resultater. Læs også vores artikel om governance. - Leverancer forsinkes – eller udebliver
Tidsplaner skrider, og delmål nås ikke, hvilket efterlader forretningen uden de forventede resultater. Værdien af projektet udvandes for hver forsinkelse, mens omkostningerne stiger, og tilliden til projektets succes forsvinder. Hvis tilliden mellem interessenter tilsvarende halter, er risikoen for fortielser eller udeladelser desuden overhængende og kan blive fatal for ledelsens mulighed for at handle i tide. - Uklare prioriteringer
Projektet mangler et klart fokus, og teamet bruger energi på opgaver, der ikke er forretningskritiske. Denne mangel på prioritering fører til spildte ressourcer og en stigende kløft mellem projektets aktiviteter og de strategiske mål, det skulle understøtte. - Planer og styring er uigennemskuelige – eller fraværende
Ledelsen mangler et reelt overblik over fremdrift, risici og økonomi. Projektet bliver en “sort boks”, hvor styring er baseret på antagelser frem for fakta, hvilket gør det umuligt at træffe rettidige og informerede beslutninger.
Fælles for disse situationer er, at det er svært at blive enige om, hvad der egentlig er galt – og hvad der skal gøres. Jo længere du ignorerer dem, jo dyrere bliver regningen.
Nøglen er en hurtig diagnose og konkrete handlinger.
Uden et fælles billede af virkeligheden risikerer I at handle for sent – eller på det forkerte problem
Trust-Gain Analysis: Effektivt værktøj til selvdiagnostisering
Som leder er et af de største dilemmaer at vurdere et projekts reelle tilstand på afstand, så du ikke handler (forkert) på en mavefornemmelse, selvom statusrapporter viser grønne tal. Vi kalder dette vandmelons-effekten: Den er grøn uden på, men blodrød under overfladen.
Problemet er, at uden et enkelt og effektivt værktøj til at diagnosticere situationen, bliver det vanskeligt at gribe ind effektivt. Skal der strammes op på styringen, eller skal der arbejdes med at genopbygge tilliden?
En Trust-Gain Analysis kan give et hurtigt og struktureret billede af situationen. Ved at vurdere projektet ud fra to centrale ledelsesparametre – tillid og gevinster – får du et klart billede af, hvor projektet befinder sig:
- Tillid – opleves der tillid fra ledelse, medarbejdere og interessenter?
- Gevinster – skaber projektet de ønskede resultater i tid, penge og kvalitet?
Med denne analyse flyttes fokus fra komplekse projektplaner til kernen af problemet. Den giver en fælles diagnose og et sprog, der gør det muligt at handle hurtigt og præcist.
Figur 1: En Trust-Gain Analyse hjælper dig til at udarbejde en diagnose for projektet.
Placeringen i matricen giver en diagnose og klare anbefalinger til dit ledelsesfokus:
- Strong Foundation (høj tillid – høj gevinst)
Fasthold momentum, optimér processer, og skaler succesen. - Hidden Challenges (høj tillid – lav gevinst)
Afdæk de skjulte forhindringer. Den høje tillid er fundamentet for en åben dialog, der gør det muligt at handle hurtigt i fællesskab og få projektet tilbage på sporet. - Doubt & Opportunity (lav tillid – høj gevinst)
Resultaterne er der, men relationerne er udfordret. Fokus skal være på at synliggøre resultater og genopbygge tilliden for at sikre fortsat fremdrift. - Critical & Unsustainable (lav tillid – lav gevinst)
Projektet er i krise. Det kræver en øjeblikkelig og fundamental kursændring, en reorganisering – eller en beslutning om at stoppe investeringen.
En Trust-Gain Analysis er et effektivt værktøj til en hurtig diagnose. Men hvis analysen afslører alvorlige udfordringer, står du som leder ved en skillevej: Skal du handle selv, eller skal du have hjælp til at dykke dybere?
Ofte ligger de egentlige årsager under overfladen, og hurtige quick-fixes risikerer blot at behandle symptomerne frem for selve problemet. For at sikre, at du træffer beslutninger på det rigtige grundlag, er der behov for en dybere analyse.
Fra erkendelse til varige resultater
Værdien af en analyse måles ikke i rapporter, men i de konkrete handlinger, den afføder. For at en diagnose kan skabe reel forandring, skal den omsættes til en klar og eksekverbar plan, der samler organisationen om fælles, prioriterede indsatser.
Baseret på erfaringer fra en lang række projekter, har vi samlet en proces, der netop sikrer, at diagnosen omsættes til konkrete, fælles handlinger. Processen er designet til at omsætte data og indsigter til en prioriteret handleplan. Vi kalder den Project Health & Impact Assessment.
- IT ADVISORY’s Project Health & Impact Assessment giver:
- Klarhed over, hvad der skaber eller hæmmer fremdrift
- Dokumenteret grundlag for ledelsesbeslutninger
- Prioriterede indsatser, der kan igangsættes straks
- Mulighed for at fastholde momentum eller ændre kurs i tide
Sådan fungerer IT ADVISORY’s Project Health & Impact Assessment
Et Project Health & Impact Assessment giver et ærligt billede af projektets sundhedstilstand og et fælles beslutningsgrundlag. Processen skærer igennem kompleksiteten og sætter fokus på de konkrete udfordringer, der skal tages hånd om.
Processen tager udgangspunkt i mennesker og relationer og er uafhængig af projektmodel og -metoder. Målet er at skabe et oplyst grundlag og fælles forståelse for at prioritere de handlinger, der giver mest effekt.
Processen består af fire trin:
Processen involverer både ledelse, projekt og nøgleinteressenter:
- Kick-off – Indledende ledelsesworkshop om situationen, hvor scope og tilgangen til samarbejdet fastlægges og IT ADVISORYs værktøj til 360° analyse tilpasses hertil.
- 360 Degree Assessment – IT ADVISORY udsender spørgeskemaer til alle relevante interessenter. Udvalgte respondenter interviewes i den videre analyse.
- Data Analysis & Planning – Data analyseres i et visuelt værktøj til identifikation af underliggende problemstillinger og skjulte udfordringer. Disse resultater behandles typisk i en workshop med nøgleinteressenter, som danner baggrund for afstemning af projektets egentlige diagnose, og dermed også identifikation og prioritering af konkrete handlinger.
- Execution – De prioriterede indsatser planlægges og eksekveres, så der sikres fokus, forankring og fremdrift.
Project Health & Impact Assessment er hurtig nok til at skabe momentum nu – og grundig nok til at skabe varige resultater
Vi har udviklet Project Health & Impact Assessment, som et modsvar til tunge og omfattende evalueringsprocesser. Målet er at skabe en hurtig effekt og varig forandring. Vores proces er unik og effektiv fordi:
- Menneskecentreret frem for metodebunden: Der måles på projektets reelle tilstand ud fra menneskers oplevelser og perspektiver. På den måde får man hurtigt fokuseret ind på de reelle udfordringer, der skal håndteres.
- 360°-perspektiv: Relevante interessenter inddrages, så forskelle i opfattelser og skjulte uenigheder bliver synlige.
- Datadrevet, hurtigt og solidt: Analysen gennemføres hurtigt og effektivt via et spørgeskema, der scorer de 12 centrale temaer og giver resultater (se et eksempel længere nede). Samtidigt fastholdes kommentarer og observationer.
- Både styrker og svagheder: Succeser kortlægges, så de kan fastholdes og overføres. Samtidig står svaghederne ærligt frem, så dialogen fremmes.
- Udfordring og erfaring: Processen faciliteres af erfarne rådgivere, der har mod til at udfordre ledelse, forretning og projekt – og som bringer de underliggende og strukturelle udfordringer op til overfladen.
Fra udfordring til løsning
Kombinationen af en indledende Trust-Gain Analysis og et dybdegående Project Health & Impact Assessment giver et samlet forløb, hvor udfordringer adresseres i den kontekst, de er opstået.
Hvor den første analyse hurtigt identificerer, at et projekt er i fare, afdækker den efterfølgende proces de reelle, underliggende årsager og skaber en fælles, eksekverbar handleplan.
Det er en struktureret tilgang, der sikrer, at I løser de rigtige problemer. En investering i klarhed, der flytter fokus fra brandslukning til fremdrift og sikrer, at jeres projekt ikke blot overlever, men lykkes.
Figur 3: Her et et eksempel på konsoliderede data fra spørgeskemaet i et Project Health & Impact Analyse. Det ses let, at udfordringerne i det konkrete projekt handler om kommunikation i projektet og om organisationens processer og værktøjer. De bagvedliggende data viser hurtigt, hvor de reelle udfordringer findes.
Giver jeres Trust-Gain analyse anledning til bekymring?
Vi hjælper jer med at gå fra en hurtig diagnose til en holdbar, eksekverbar handleplan.
Med vores Project Health & Impact Assessment går vi i dybden, afdækker de reelle årsager og skaber et 360-graders billede af projektets tilstand og hjælper jer med at omsætte diagnosen til en konkret handleplan.
Lad os tage en uforpligtende snak om, hvordan vi bedst hjælper jer fra diagnose til handling.
Yderligere læsning
Vi tænker at følgende artikler & modeller kunne interessere sig:
- Initiative Canvas – hvis du er interesseret i projektstyring og eksekvering 
- IT Operating Model – hvis du vil vide mere om styring, processer & værktøjer 
- Arkitektur-trekanten – hvis du vil være klogere på beslutningsgrundlag og hvordan man konkret kan arbejde med it-arkitektur 
