De fleste virksomheder har en omfattende portefølje af små og store udviklingsinitiativer: Projekter, tiltag, produkter, agile epics mv. Det er ofte en stor udfordring at koordinere og styre alle disse initiativer. Derfor har vi udviklet Initiative Canvas, der kan hjælpe med at skabe det nødvendige grundlag for planlægning, projektstyring, eksekvering og samarbejde i organisationen.
Af Sune Dybdal, Brian Karstensen og Kristian Sørensen
I denne artikel introducerer vi IT ADVISORYs værktøj Initiative Canvas – en skabelon, der samler og strukturerer al nødvendig information for et udviklingsinitiativ eller projekt. Skabelonen er anvendelig, uanset om initiativet har fokus på forretningsmæssige eller teknologiske aspekter.
Vi har skabt værktøjet for at hjælpe med at få et ensartet og struktureret overblik over alle de initiativer der er i en organisation – eller som hjælp til at rammesætte nye initiativer på en ensartet måde, fx i forbindelse med strategiimplementering.
Ved at ensarte beskrivelser omkring initiativer og projekter bliver det lettere at tale om, vurdere, koordinere og planlægge. Initiative Canvas kan således både anvendes som afsæt til projektporteføljestyring, roadmapping, strategiimplementering eller til at arbejde struktureret med enkeltstående initiativer/projekter.
Med Initiative Canvas er det muligt at formidle komplekse ideer til en bred målgruppe kort og præcist.
Sådan sikres værdi af initiativer og projekter
Vi ønsker alle at skabe effektive og værdiskabende udviklingsindsatser. For at det kan lykkes, skal man allerede i starten have fokus på at:
- Definere og kvalificere de enkelte udviklingsinitiativer
- Sikre fokus på forretningsværdi og overordnet formål
- Skabe overblik over den samlede portefølje af mulige udviklingsinitiativer
- Sørge for aktiv prioritering, koordinering, planlægning og styring på tværs af porteføljen
Initiative Canvas sikrer ensartet kommunikation omkring initiativer/projekter og giver et visuelt overblik over vigtige sammenhænge, hvilket gør det nemmere at håndtere prioritering, koordinering, planlægning og styring på tværs.
Initiativ Canvas kan anvendes i alle faser omkring planlægning:
- Visuel “spilleplade” i brainstorm-workshops
Scoping og kvalificering af nye udviklingsinitiativer og projekter - Udarbejdelse af business cases
- Grundlag for løbende porteføljestyring, koordinering og roadmapping
Canvas’et muliggør en kort og præcis formidling af komplekse ideer til en bred målgruppe, og det visuelle fokus på sammenhænge og forudsætninger sikrer en smidig proces, god kommunikation og høj værdiskabelse. De følgende punkter fremhæver de vigtigste måder, hvorpå Canvas’et skaber værdi i organisationen:
- Har fokus på formål og forretningsværdi
- Kan anvendes direkte i projektstyring
- Reducerer up-front fokus på løsninger og opgaver
- Identificerer alternativer muligheder og kritiske forudsætninger
- Skaber fælles forståelse og sprog
- Beskriver komplekse initiativer kort, klart og lettilgængeligt for en bred målgruppe
Figur 1: Initiative Canvas gør komplekse ideer letforståelige for en bred målgruppe. Det visuelle fokus på sammenhænge og forudsætninger sikrer en smidig proces. Resultatet er bedre kommunikation, projektstyring og øget værdiskabelse. Hent den som PDF.
Områderne i Initiative Canvas
Initiative Canvas har følgende struktur:
- Den øverste række med felter er stamdata og formel information
- Pilene i Initiative Canvas indikerer væsentlig sammenhæng mellem de enkelte områder
- De lysegrønne felter illustrerer et initiativ fra opstart til afslutning. Det kan være en god tilgang at starte med at beskrive initiativerne herfra
- De resterende felter adresserer vigtig information om rammer, forudsætninger og værdiskabelse – informationer, der ofte bliver glemt og overset, men som er vigtige at afdække og fastholde
Det er en iterativ øvelse, at udfylde Initiative Canvas. Eksempelvis bør resultater og værdi genbesøges, når ressourcebehov og tidsramme er estimeret
Nedenfor følger en vejledning til, hvordan de enkelte felter anvendes.
Formål
Beskrivelse af initiativets forventede formål. Hvilket forretningsproblem adresseres?
Hvor leverancer er output, handler formålet om en kvalitativ beskrivelse af outcome og impact.
Tip: Hvis det er svært at komme i mål med et klart og skarpt formål, kan man med fordel kigge på leverancerne – og så spørge hvorfor? Det kræver måske flere iterationer med hvorfor, inden man når frem til formålet i en forretningsmæssig kontekst.
Scope
Hvad er omfattet af initiativet, og hvad er ikke omfattet. Scoping omfatter også at vurdere alternativer: Gøre intet/lidt/meget. At ”gøre intet” kan specielt hjælpe med at afsløre risici og kan give et realitetstjek for, om det overhovedet er nødvendigt med et nyt initiativ. At ”gøre meget” kan hjælpe med at afsløre opportunity cost (implicitte fravalg og omkostninger). Et klart og veldefineret scope gør det samlede initiativ væsentlig lettere at arbejde med. Tip: Scoping kan evt. føre til opdeling i flere initiativer.
Definition of Ready (DoR)
Oplistning af de forudsætninger der skal være på plads, før vi går i gang med initiativet.
Dette skal sikre, at vi ikke starter på et initiativ, før fundamentet for initiativet er plads – ex ressourcer, kompetencer, systemer og lignende.
Hvis DoR ikke er opfyldt, risikerer vi at initiativet mislykkes – eller at det bliver ”long and thin”, dvs. langvarig og uden momentum og væsentlig værdiskabelse. Se også artiklen Tænk ’short and fat’ og skab mere værdi med samme ressourcer om dette emne.
Leverancer
Leverancerne er de konkrete output som initiativet skal levere, som understøtter resultater og værdi.
Det er vigtigt også at huske leveranceelementer som fx forandringsledelse, træning, kommunikation og overgang til drift.
Definition of Done (DoD)
Oplistning af hvad der skal være gennemført og opnået, når vi kan sige, at vi er færdige med et initiativ.
Dette skal sikre, at vi ikke stopper, før vi er i mål – og hjælpe med at vi ikke investerer for meget, og/eller fortsætter efter vi reelt er i mål.
Noter
Resultater og værdi
Værdiskabelse der skal måles på – dvs. forventede resultater, som understøtter formålet. Det kan fx være øget indtjening, besparelser, forbedret konkurrence, bedre service og besparelser.
Både kvantitative og kvalitative målinger kan anvendes – når bare der er styr på, hvordan de gennemføres. Nogle gange kan det være nødvendigt at måle på indikatorer/indsatser i stedet for egentlige resultater.
Når man evaluerer fremdrift og målopfyldelse undervejs, kan fremdrift mod de forventede resultater og værdi være med til at afgøre, om et initiativ skal accelereres eller evt. stoppes.
Det bemærkes, at det også er vigtigt at være opmærksom på eventuelt ”negativt udbytte” af initiativet.
Brugere
Beskrivelse af dem, der bliver direkte påvirket af initiativet, herunder de som skal bruge leverancerne.
I denne forbindelse skal behovet for forandringsledelse og ændringer i adfærd og processer vurderes, hvilket bl.a. kan påvirke leverancerne.
Nøglepersoner
Interessenter
Sammenhænge
Vigtige sammenhænge og afhængigheder til relaterede initiativer, aktiviteter, projekter, planer og strategier.
Det er afgørende at have overblik over disse sammenhænge, for at sikre effektiv koordinering, prioritering og planlægning.
Estimeret ressourcebehov og tidsramme
Beskrivelse og estimering af krævet økonomi – både investering og drift. Estimering af interne/eksterne ressourcer, herunder services og udstyr.
Forventet gennemførselstid og/eller forventet dato for opstart af initiativet (hvor DoR er opfyldt) og dato for afslutning af initiativet (hvor DoD er opfyldt).
Risici
Initiativ Canvas kan let tilpasse den enkelte organisations specifikke behov, og kan desuden suppleres med uddybende beskrivelser og dokumentation i relaterede bilag.
Får du nok værdi ud af dine ressourcer?
Vi kan hjælpe dig til mere forretningsværdi i jeres projekter
Vil du i gang med Initiative Canvas og sikre sammenhænge i din organisations porteføljestyring og tværgående koordinering?
IT ADVISORY er erfarne og uvildige rådgivere, der kan hjælpe, udfordre og inspirere dig til at komme videre. Vi er eksperter i styring, ledelse og udvikling af it-organisationer og digital forretning – og sikrer sammen med vores kunder, at rådgivning forankres og omsættes til handling i organisationen. Pragmatisk og praktisk anvendeligt.
Vi tager gerne et uforpligtende møde med dig, hvor vi i fortrolighed kan sparre om din situation.
