En klar og veldefineret IT Operating Model er et godt grundlag for at sikre et robust og fleksibelt it-leveranceapparat, der matcher organisationens behov. I denne artikel deler vi IT ADVISORY’s Reference IT Operating Model, der er et praktisk anvendeligt værktøj til at skabe fælles perspektiv på it i organisationen – og som også er en god ramme for at vurdere status og sætte mål for organisationens samlede it-leveranceapparat.
Af Claus Paulsen, Sune Dybdal og Kristian Sørensen
IT ADVISORY’s Reference IT Operating Model er et rammeværktøj til at forstå, analysere og designe det samlede it-leveranceapparat i en organisation. Modellen kan hjælpe med at skabe et fælles sprog, forståelse og overblik over hvordan it-services leveres og skaber værdi.
Konkret kan vores IT Operating Model bl.a. bruges som afsæt for at:
- Skabe overblik og fælles forståelse for styrker og udfordringer omkring it
- Effektivisere it-leveranceapparatet og reducere omkostninger
- Styrke samarbejdet mellem it og forretning
- Afklare hvilke kapabiliteter og kompetencer der brug for
- Beslutte hvad der skal varetages internt – og hvad der skal sources eksternt
- Sikre klar og effektiv governance
Hvis der ikke findes en eller anden form for defineret IT Operating Model, vil organisationen mangle overblik, og dermed skabes mange forskellige opfattelser af virkeligheden, når det gælder leverance af it på tværs af organisationen. Dette vil resultere i både operationelle og strategiske udfordringer – i den daglige drift, i forbindelse med udvikling og når der skal sættes strategisk retning.
Vores bud på en IT Operating Model
IT ADVISORY’s Reference IT Operating Model er et værktøj til at skabe et fælles forståelse og overblik over det samlede it-leveranceapparat i en organisation. © IT ADVISORY, 2023.
Når vi simplificerer virkeligheden på denne måde, vil detaljer naturligvis gå tabt – til gengæld skabes et overblik, der giver ledelse og medarbejdere et fælles billede af, hvordan organisationen opererer på it-området på tværs af forretning, it-afdeling, partnere og leverandører.
I de nedenstående afsnit beskrives de enkelte områder af modellen, som består de fire overordnede områder: Strategy, IT Delivery, IT Management og Corporate. De fire områder leverer værdi til forretningen og brugerne (Business and Users) og trækker på eksterne leverandører og partnere (Vendors and Partners).
Når man arbejder med de enkelte dele af modellen, kan de beskrives på forskellige niveauer, alt efter hvilke behov man har i den konkrete situation og organisation.
Business & Users
Business & Users omfatter de interessentgrupper, som it-leveranceapparatet leverer værdi til. Dette kan, ud over interne forretningsområder, også omfatte eksterne brugere og samarbejdspartnere.
Vendors & Partners
Vendors & Partners omfatter de leverandører og samarbejdspartnere, der støtter og supporterer det samlede it-leveranceapparat.
Strategy
Strategy omfatter de strategier, principper og planer, der sætter retning og rammer for udviklingen af det samlede it-leveranceapparat – dvs. IT Delivery og IT Management.
For mere viden om arbejdet med strategier på it-området, se vores bog Guide til effektive strategier
Performer dit it-leveranceapparat godt nok?
Vi kan hjælpe dig med at skabe overblik og retning
Har du behov for at få overblik over dit it-leveranceapparat, øge eksekveringskraften, reducere omkostninger, styrke samspil mellem it og forretning eller ændre på jeres sourcing og leverandørstyring?
IT ADVISORY’s erfarne rådgivere kan hjælpe, udfordre og inspirere dig til at komme videre. Vi tager gerne et uforpligtende møde med dig, hvor vi i fortrolighed kan sparre om din situation.
IT Delivery
IT Delivery omfatter de områder inden for it, der direkte skaber værdi for forretningen – herunder udvikling, implementering, drift, support og vedligeholdelse af disse. IT Delivery omfatter:
Applications & Digital Services
Systemer og digitale services der anvendes af forretningen, kunder, leverandører og samarbejdspartnere.
Data & Integrations
Data og integrationer, der binder applikationer og services sammen, herunder dataplatforme, datamodeller og master data.
Technology & Infrastructure
Fysiske og virtuelle infrastruktur komponenter, der sikrer sammenhæng, stabilitet, skalerbarhed og sikkerhed.
Operations & Support
Organisationens kapabiliteter der sikrer stabil it-drift og support til brugerne.
IT Management
IT Management omfatter de funktioner, processer og relateret governance, der sikrer, at områderne under IT Delivery leveres effektivt og forventningsafstemt med forretningen. IT Management omfatter:
Business Partnering
Business partnering sikrer værdiskabelse og effektivt samarbejde mellem forretning og IT. Business Partnering skal forestå forretningens behov, inspirere og udfordre og sikre forventningsafstemning i forhold til eksisterende og fremtidige it-leverancer.
Project & Portfolio Management
Project & Portfolio Management (PPM) sikrer effektiv styring, prioritering og rapportering af it-projekter og den samlede portefølje af it-projekter i organisationen. Bemærk, at PPM her omfatter både mindre og større initiativer og projekter – som kan eksekveres agilt, traditionelt eller som en hybrid.
Architecture Management
Architecture Management designer, planlægger, dokumenterer og styrer virksomhedens samlede it-arkitektur og sikrer overblikket over software, data, integrationer og forretningsprocesser. Den assisterer specielt Business Partnering med at sikre arkitekturmæssig sammenhæng i forretnings- og teknologi-roadmaps.
Security, Risk & Compliance Management
Security, Risk & Compliance håndterer processer, varetager cyber- og informationssikkerhed, driver risikostyring og -håndtering og sikrer compliance. Ud over det operationelle arbejde, er der en væsentlig koordinering med forretningsledelsen, for at sikre ejerskab og forretningsbeslutninger.
Data Management
Data Management sikrer overblik over data og master data. Den fastsætter governance for data-arkitekturen og fastlægger rammer og strategier for at opnå ønsket datakvalitet, effektiv data-anvendelse og styring af data i henhold til de fastlagte regler og procedurer i organisationen.
Software Management
Software Management definerer og styrer den samlede software life cycle for både standard-software og egenudvikling. Den koordinerer udviklingsteams – interne som eksterne – ressourcer og aktiviteter for at sikre leverancer og kvalitet. Desuden koordinerer og styrer den udviklingspipeline og testprocesser.
IT Service Management
IT Service Management fastlægger de overordnede rammer for drift, support og vedligeholdelse, som fx service desk, incident håndtering samt change og release management.
Sourcing & Vendor Management
Sourcing & Vendor Management definerer og styrer den samlede sourcing life cycle. Den identificerer, evaluerer og udvælger eksterne leverandører, sikrer relationerne til leverandørerne, forhandler kontrakter, håndterer ændringer og sikrer overholdelse af aftaler.
Corporate
Corporate omfatter den governance og kultur, der findes i organisationen – dvs. organisationens formelle og uformelle retningslinjer, herunder den adfærd der praktiseres. Et centralt element er fordeling af ansvar i relation til beslutninger, godkendelser og eksekvering.
En IT Operating Model er et godt værktøj, når man skal forstå, analysere og designe it-leveranceapparat i en organisation.
Hvornår giver det værdi at bruge IT Operating Model?
En IT Operating Model kan være værdifuld i mange forskellige situationer og sammenhænge, fx i forbindelse med:
- Udvikling af strategier på it-området
- Udfordringer med serviceniveau og leverancer fra it
- Behov for reduktion af it-omkostninger
- Ønske om reduktion af kompleksitet
- Afsøgning af sourcing-potentiale – kan noget gøres bedre eller billigere?
- Omorganisering af it-området – har vi det rette setup på tværs af it og forretning?
- Scoping af jobprofiler – hvilke krav har vi og hvad tilbyder vi?
Arbejdet med en IT Operating Model skal altid tilpasses den enkelte organisation og dimensioneres, så det passer til den konkrete situation og behov. I nogle tilfælde har man behov for et overordnet perspektiv, og i andre er der behov for en mere detaljeret kortlægning.
Anvend IT Operating Model når du arbejder med strategier
I forbindelse med udviklingen af en it-strategi kan man anvende IT Operating Model til at skabe overblik, identificere udfordringer og styrker, samt til at sikre, at it-leveranceapparatet kan understøtte de digitale ambitioner, der er i organisationen.
En fokuseret proces for at udvikle organisationens samlede it-leveranceapparat, kan overordnet struktureres som følger:
- As is: Kortlæg og analyser nuværende IT Operating Model som input til diagnosen – hvordan er tilstanden, hvad og hvordan leveres der nu og hvor er der gaps? Hvordan og hvor godt leverer nuværende IT Operating Model på it’s kerneydelser i organisationen? Hvad skal der bygges videre på og hvad skal ændres?
- To be: Hvordan skal den fremtidige IT Operating Model se ud? Og hvad er de særligt kritiske kapabiliteter for organisationen?
- Gap: Analyser gaps mellem nuværende og fremtidige IT Operating Model – og lav en realistisk plan for at lukke disse.
- Organisering: Lav en mapning af den fremtidige IT Operating Model til organisationen – hvem skal levere på hvilke dele af modellen – og hvordan? Vær særligt opmærksom på om centrale medarbejdere og leverandører passer ind i
- Tilpasning: Tilpas organisationen og etablér den rette governance, så roller og ansvar er placeret hos de rette personer og teams – både i forretning, i it samt hos leverandører og partnere.
- Realisering: Følg op på fremdriften mod realisering den fremtidige IT Operating Model.
For mere information om it-strategiudvikling, hent vores bog Guide til effektive strategier.
