Sailboat Retrospective & Premortem er nøglen til succes

Sailboat Retrospective - aller bliver klogere

Begrebet retrospective er en vigtig del af praksis i agile metoder, men er også værdifuld i mange andre sammenhænge. Formålet med et retrospective er kort, at lave en fælles refleksion over den seneste periodes arbejde på godt og ondt. Processen kan struktureres på mange måder, og hos IT ADVISORY er vi vilde med Sailboat Retrospective, som vi har udvidet lidt. I denne artikel deler vi vores perspektiver og tilgange, som du kan anvende eller lade dig inspirere af.

Af Brian Karstensen og Kristian Sørensen

IT ADVISORY’s version af Sailboat Restrospective er en simpel visuel figur der, med en god facilitering, kan give mange indsigter på kort tid:

  • Unik viden om hvordan en situation, et samarbejde eller effektiviteten kan styrkes
  • Fælles forståelse for positive drivkræfter og potentielle udfordringer
  • Idéer til konkrete tiltag der kan implementeres

Sailboat Retrospective er særlig værdifuld at bringe i spil, når komplekse emner og samarbejder skal behandles, og fungerer både til at evaluere sprints og projekter såvel som evaluering af store roadmaps eller strategier.

Sailboat Retrospective kan både bruges, når vi kigger tilbage i et retrospective, og når vi retter vores blik fremad og forestiller os, hvordan tingene kan gå galt i en premortem øvelse. Fordi Sailboat Retrospective er visuel og let at forstå, er det et værktøj, der både kan fungere ved fysiske såvel som online workshops.

Sådan kan du bruge Sailboat Retrospective

Der er mange måder at anvende Sailboat Retrospective figuren på, og i denne artikel fokuserer vi på disse to:

  • Retrospective workshop: Vi ser tilbage på et forløb for at afdække og diskutere, hvad der gik godt, hvad der kunne forbedres, og hvordan man kan implementere disse forbedringer.
  • Premortem workshop: Vi forestiller os, at initiativet slet ikke gik som planlagt, finder årsager og root causes, og bruge denne indsigt til at skabe en bedre og mere robust plan.

Et Sailboat Retrospective kan åbne op for gode samtaler om både afholdte og fremtidige forløb. Den traditionelle Sailboat Retrospective har fire temaer at tale ud fra, vi anvender selv fem, og du kan i artiklen her læse, hvordan vi gør brug af dem. Du kan hente vores version i høj opløsning i bunden af artiklen.

Elementerne i Sailboat Retrospective

Sejlbåden repræsenterer et projekt, initiativ, samarbejde eller lignende, som er på vej mod en attraktiv destination – her illustreret som en palmeø. På rejsen er der:

  • Bølger, der giver modstand
  • Anker, der holder tilbage
  • Klipper, der er farer man skal navigere omkring
  • Vind, der giver fremdrift
  • Sol, der får os til at føle, at vi har det godt

Bølger og Anker kan minde om hinanden, så om et emne er det ene eller det andet, er op til fortolkning. Eksempelvis kan bølger favne modstand mod forandring, vanskelige samarbejder med leverandører, uhensigtsmæssige processer, mens et Anker kan være teknisk gæld, rod i data, ubesatte stillinger, mangel på beslutninger fra ledelsen o.a.

Sådan bruger du Sailboat Retrospective til en retrospective workshop

Ved regelmæssigt at reflektere over og tilpasse tilgang og samarbejde, bliver teams bedre rustet til at navigere deres projekter mod succes. Samtidigt opbygges en stærkere forståelse for hinanden og omgivelserne, hvilket er med til at forbedre samarbejde og intern kommunikation.

Vi oplever, at visuelle figurer som eks. Sailboat Retrospective gør det lettere at behandle komplekse eller konfliktfyldte emner.

Der er mange måder at facilitere et retrospective – i IT ADVISORY er vi tilhængere af en åben proces i grupper, hvor man blander brainstorms og prioritering, og har en fælles opsamling og behandling. På den måde kan man komme let rundt omkring de fem elementer i figuren.

Hvor sol, vind, anker og bølger reflekterer over den tid der er gået, anvendes klipperne typisk til at vurdere, hvilke farer, forhindringer og risici teamet skal holde øje med fremadrettet. Alternativt kan klipperne anvendes til at se tilbage – hvilke klipper teamet er stødt ind i, og hvad man kan lære af det, i det videre arbejde eller nye projekter.

Når man har fået tømt hovedet i form af post-its på figuren, kan man med fordel gruppere de opsamlede emner i temaer, for lettere at kunne behandle disse og drage en fælles læring heraf. Temaerne kan efterfølgende behandles i fællesskab med en Retrospective Starfish, der kan hjælpe med at sætte en ny fælles retning, da man her sammen vurderer, hvad der skal gøres mere af, mindre af, startes, stoppes, samt hvad der skal holdes fast i – se nedenstående figur.

Figuren viser IT ADVISORY’s udgave af Retrospective Starfish, der oprindeligt er udviklet af Patrick Kua i 2006. Denne model kan anvendes selvstændigt til at lave et hurtigt retrospektive – men i relation til Sailboat Retrospective er den et godt værktøj til at arbejde videre med analyse og prioritering af nogle af de emner, som Sailboat Retrospevtive afdækker.

Sådan bruger du Sailboat Retrospective til en premortem workshop

En premortem øvelse er et imagonært retrospective, hvor man forestiller man sig, at et projekt, strategi eller samarbejde har fejlet, for derefter at analysere årsagerne til den fiktive fiasko. Formålet er at identificere potentielle problemer, fejl og risici, inden planer igangsættes. Denne indsigt er et vigtigt input til proaktivt at gøre strategier, planer og samarbejdsaftaler mv. mere robuste, inden de lanceres og føres ud i virkeligheden.

Gennemføres øvelsen som en fælles workshop, kan det samtidig bidrage til at skabe forankring og commitment på tværs af nøgleinteressenter og fremme et samarbejdsmiljø, hvor åben og ærlig kommunikation om potentielle svagheder og bekymringer er velkomne.

Når man bruger Sailboat Retrospective i en premortem, er præmissen, at skibet aldrig nåede frem til øen. Hvad gik galt på turen? – her sættes der primært fokus på den nederste del af tegningen: Anker, bølger og klipper. Det er vigtigt at arbejde med konkrete fortællinger om, hvordan det gik så galt. Efterfølgende arbejder man typisk med prioritering, root cause analyse og forslag til mitigerende tiltag.

Det kan også være relevant, at se ind i båden og destinationen, eksempelvis:

  • Har vi de rigtige mennesker og kapabiliteter om bord?
  • Forstår de involverede rejsen og deres bidrag?
  • Er målet klart for alle?
  • Er rejsen attraktiv for teamet og den enkelte?
  • Og så videre…

For at skabe en positiv afslutning på workshoppen, afslutter vi som regel premortem workshops med at kigge nærmere på sol og vind. Det kan gøres på flere måder – men essensen er at finde ud af, hvordan der kan skabes mere vind og sol til rejsen.

Download IT ADVISORYs Sailboat Retrospective figur

I nedenstående link finder du IT ADVISORYs Sailboat Retrospective i høj opløsning.

Hent Sailboat Retrospective her.

Figuren er copyright IT ADVISORY 2023 og udgivet under Creative Commons BY-NC-ND 4.0 licensen. Det betyder, at du bl.a. må bruge figuren frit i dit arbejde, men ikke må tjene penge på selve figuren (altså, du må ikke sælge selve figuren, men du må gerne tjene penge på at bruge den i dit arbejde). Du må ikke ændre i figuren eller udgive variationer.

Husk også at IT ADVISORY skal krediteres tydeligt, når figuren anvendes – det gør du ved at sikre, at vores logo er synligt. Hvis du også indsætter et link til www.itadvisory.dk i dit materiale, vil vi være taknemmelige for det.

PS. Vi vil gerne høre fra dig omkring dine oplevelser med figuren.

Skal vi hjælpe dig videre?

Har du behov for hjælp og sparring til dit næste retrospective eller premortem?
Vi kan hjælpe dig med facilitering eller design af processen.

Har du behov for at tage temperaturen på samarbejdet eller et projekt, evaluere en strategieksekvering eller sikre de bedste muligheder for succes af et nyt samarbejde?

IT ADVISORY’s erfarne rådgivere kan hjælpe, udfordre og inspirere dig til at komme videre. Vi tager gerne et uforpligtende møde med dig, hvor vi i fortrolighed kan sparre om din situation.

Download vores strategibog

Download vores strategibog og bliv klogere på, hvordan vi gør

Skal vi tage en snak?

Ring eller book et uforpligtende møde

Kontakt IT ADVISORY
Vi er glade for at kunne fortælle, at vi har udvidet vores ledelsesteam med Claus Paulsen og Brian Karstensen, som begge har været en del af IT ADVISORY i længere tid.

Vi har en målsætning om at fordoble antallet af konsulenter de kommende år, og udvidelsen af ledelsesteamet skal være med til at sikre, at vi har en motor, der kan tage vores netværksbaserede virksomhed til det næste niveau.
Der ligger en ketchup-effekt og lurer på os, når mange virksomheder i løbet af efteråret finder ud af, at cybersikkerhed må tages alvorlig. Efterspørgslen på kompetencer indenfor cybersikkerhed vil derfor efter min overbevisning komme til at overgå udbuddet.
Starfish Retrospective er et enkelt, men kraftfuldt værktøj, der hjælper med at facilitere refleksionsprocessen ved at spørge: "Hvad kan vi gøre bedre?