Software spiller en fundamental og til stadighed voksende betydning for langt de fleste virksomheders værdiskabelse. Men alligevel får software og it-systemerne ofte først ledelses- og forretningsmæssig opmærksomhed, når problemerne kommer frem til overfladen – og det er en alvorlig fejlprioritering, som både kan koste kassen, omdømme, utilfredse kunder og i yderste konsekvens hele din forretning.
Af Kristian Sørensen
Hvis bilen kører, tænker vi ikke på at få den til service – er vi heldige minder bilen selv om det.
Analogien virker måske banal. Alligevel beskriver den ret godt måden, mange virksomheder og organisationer i dag håndterer deres kritiske software og it-systemer på. Problemet er, at dem der har det øverste ansvar for virksomheden tænker på forretning og kunder, og ikke den software og it-systemer den er afhængig af.
Selvom virksomhederne bliver mere og mere digitale, og selvom teknologi driver en større og større del af værdiskabelsen, har mange virksomheder forretningskritisk software- og it-løsninger i en blind vinkel: Ledelsen tager det for givet, at alt fungerer – og vil blive ved med at gøre det.
Men sådan er virkeligheden bare ikke!
Et af de største problemer, når vedligeholdelse af forretningskritisk software mangler er, at konsekvenserne først viser sig, når det er for sent! Man kan sjældent se eller mærke behovet for vedligehold i hverdagen. Derfor føles det som en uforudset bombe, når tidspunktet pludselig kommer, hvor systemerne ikke længere kan repareres, løse behovene hos kunderne eller være med til at indfri virksomhedens mål. I værste fald kan man fra den ene dag til den anden befinde sig et sted, hvor virksomhedens forretning er alvorligt truet – f.eks. på baggrund af datatab eller manglende tilgængelighed.
I IT ADVISORY er vores anbefaling derfor, at man sørger for et løbende ledelses- og forretningsmæssigt fokus på, hvordan it og software bidrager til værdiskabelsen. Konkret anbefaler vi, at man gør sig umage med følgende:
- Kortlæg værdikæden – forretningsmæssigt og teknologisk.
- Afdæk hvilken værdi, software og teknologi bidrager med.
- Beslut hvilke software- og teknologi-komponenter, det er vigtigt at have fuld kontrol over.
Et fokus på de 3 punkter gør det muligt at vurdere forretningsbehov og -muligheder samt at træffe kvalificerede valg vedr. software- og teknologi, som bedst flugter disse. Og samtidig undgår man de ’blinde vinkler’, som kan få vidtrækkende konsekvenser.
Ad 1) Kortlæg værdikæden – forretningsmæssigt og teknologisk
Værdikæden beskriver værdiskabelsen af virksomhedens produkter, løsninger samt services, og hvordan disse leveres til kunderne. For at sikre det bedst mulige overblik over virksomhedens forretningskritiske software og it-systemer, er det en god øvelse at kortlægge værdikæden både forretningsmæssigt og teknologisk. Dette kan bl.a. udformes som illustreret i eksemplet herunder, hvor it-løsninger ’mappes’ ind i forhold til forretningsprocesserne.
Kortlægningen er med til at sikre den sammenhængende forståelse for virksomhedens vigtigste it-systemer og software. Samtidig udgør det et vigtigt afsæt til den videre prioritering.
Husk på, at værdikæden aldrig er stærkere end sit svageste led, og at de forretningsmæssige risici og muligheder kan være påvirket af mange forskellige systemer. Derfor er det vigtigt at komme hele vejen rundt i den teknologiske kortlægning – det gælder både ift. standardsoftware, SaaS, Cloud-løsninger, egenudviklede systemer, open source-komponenter, integrationer mv. Ofte ses en blanding af interne og eksterne systemer.
Ad 2) Afdæk hvilken værdi, software og teknologi bidrager med
Når værdikæden er kortlagt, forretningsmæssigt og teknologisk, er det herefter en god idé at overveje, hvilken værdi den enkelte software og de enkelte it-systemer konkret bidrager med. Spiller en software-komponent en aktiv rolle i udarbejdelsen af produktet, løsningen eller servicen overfor kunden – eller spiller den en mindre rolle?
Som virksomhed skal man med andre ord præcist vide, hvordan software og it-systemerne indgår i værdiskabelsen – set med kundens øjne. Det skaber klarhed ift. fokus og prioritering, og man undgår en situation, hvor der ikke kan leveres til kunden, fordi forretningskritiske systemer har fået for lidt opmærksomhed – og derfor pludselig svigter. Vores anbefaling er, at man som virksomhed analyserer sine software og it-systemer ud fra nedenstående matrice.
På den ene akse scores forretningsværdien, dvs. hvor kritisk systemet er i værdikæden. Og på den anden akse scores, hvor meget opmærksomhed og kontrol, systemet får i dag. Ift. matricen skal fokus selvfølgelig først og fremmest være på at håndtere de systemer, der ligger i ”blind spot” og sekundært på at vurdere, om der overinvesteres i systemer, som hører til i kategorien ”waste of money”. Et typisk eksempel på et ”blind spot” kan være en software-komponent som med ét ikke længere fungerer, fordi den fx var designet til en teknologi, som ikke er blevet opgraderet, er outdated eller ikke længere relevant i markedet.
I IT ADVISORY bruger vi nedenstående tre spørgsmål, når vi undersøger kritikaliteten (forretningsværdien) af et it-system eller en software:
● Hvordan skaber vi værdi, hvis systemet ikke er tilgængeligt?
● Hvor længe kan vi skabe værdi, hvis systemet ikke er tilgængeligt?
● Hvor følsomme er vi overfor datatab, fordi systemet bryder ned?
Ad 3) Beslut hvilke software- og teknologi-komponenter, det er vigtigt at have fuld kontrol over
Når det er afdækket (1) hvilken software, som indgår i værdikæden, og (2) hvorvidt den bidrager kritisk til værdiskabelsen, kan der nu (3) med fordel rettes fokus på, hvordan software og it-systemerne konkret skal håndteres ift. løbende vedligehold og livscyklus.
Det skal her bemærkes, at kritiske systemer ikke nødvendigvis skal have dyre vedligeholdelsesaftaler eller 24/7 support tilknyttet. Det vigtigste er at tage stilling til risikoen og håndteringen – og vide, hvad man kan og skal gøre.
I den forbindelse er det vigtigt at beslutte, hvilken software og hvilke systemer, som er vigtige at have fuld kontrol over. Her er vores anbefaling i IT ADVISORY klar: De systemer og software, som påvirker værdikæden væsentligt er essentielle at være i kontrol over og have tilstrækkeligt fokus på – virksomhedens forretningsmodel er bygget på disse.
Er man ikke i kontrol over sine kritiske software-elementer i værdikæden, kan konsekvensen fx være, at man som virksomhed vil være ude af stand til at agere hurtigt på forandringer, nye behov hos kunderne, nye muligheder, konkurrenternes nye produkter mv.
Stil derfor altid følgende spørgsmål ift. håndteringen af jeres kritiske software og systemer:
- Hvor meget frihed har vi til selv at handle – og I hvor høj grad er vi afhængige af eksterne leverandører og samarbejdspartnere?
- Hvilke risici er der forbundet med vores grad af kontrol over det enkelte system?
Har du indblik i jeres forretningsmæssige og teknologiske værdikæde?
I IT ADVISORY arbejder vi i spændingsfeltet mellem it og forretning, og vi kan 100% uvildigt hjælpe din virksomhed eller organisation med at vurdere forretningsbehov og risici ift. teknologi. Vi tilbyder et uforpligtende sparrings- og inspirationsmøde, hvor du får sparring på jeres konkrete situation og kan høre mere om, hvordan vi arbejder strategisk med styring af software og teknologi.
