Når der skal indkøbes strategiske it-leverancer som f.eks. nye systemer, ny teknologi eller konsulenter, har virksomhederne ofte for meget fokus på priser og krav – og for lidt fokus på forretningsbehov og værdiskabelse. Læs med her, hvor jeg klæder dig på med et godt fundament til ’strategisk sourcing’, ligesom jeg giver dig et indblik i 5 af de største faldgruber, man som virksomhed skal navigere uden om for at opnå større succes med strategisk sourcing.
Af Kristian Sørensen
Strategisk sourcing (også kaldet strategisk indkøb) er et vigtigt håndværk, som desværre sjældent får den opmærksomhed, det fortjener! Ofte ser virksomhederne således indkøb, udbudsprocesser og dialogen med mulige leverandører som besværlig, forsinkende og som noget, der alligevel ’bare’ handler om at få de bedste priser. Rationalet kan lyde nogenlunde sådan: ’Nu har vi indhentet priser hos 5 forskellige leverandører, så nu er vi klar til at vælge’.
Men faktisk kunne det ikke være meget længere væk fra min anbefaling – hvis man vel at mærke vil arbejde strategisk og ønsker sig mest mulig værdi fra sine store og vigtige indkøb.
Skab et solidt fundament – få styr på mål og værdi!
Strategisk sourcing handler nemlig om meget andet end priserne. Priserne skal selvfølgelig flugte ift. markedsvilkår og konkurrencesituationen, men langt vigtigere er det, at man i indkøbsprocessen formår at finde frem til dén løsning eller leverandør, som netop kan tilføre den værdi, man som virksomhed eller organisation ønsker realiseret.
Før man tager kontakten til mulige leverandører, og før man beslutter, om man skal køre et udbud eller blot forhandle en aftale på plads, er det derfor afgørende, at man internt får skabt klarhed over succeskriterierne for den strategiske sourcing: Hvilken værdi skal indkøbet være med til at generere, og hvilke værdidrivere er i den forbindelse essentielle? Skal indkøbet fx være med til at sikre omkostningsbesparelser, minimere risiko eller rette op på problemer med nuværende leverandører eller produkter?
Som hjælp til at få sat ord på den forventede værdiskabelse og målet med indkøbet anvender vi seks overordnede sourcing-drivere. Der kan sættes mange forskellige ord på, men de falder altid ned i én eller flere af disse seks kasser – nemlig omkostninger, vilkår, risiko, fleksibilitet, autonomi og kvalitet.
Har man internt fået skabt klarhed over mål og værdidriverne, er fundamentet skabt for en både konstruktiv og præcis dialog med de mulige leverandører – som ultimativt leder til dialog og tilbud af langt højere kvalitet.
5 faldgruber vedr. strategisk sourcing
Men selv med et solidt fundament på plads er der meget at holde sig for øje, når man går videre og fx vil køre et udbud med flere potentielle leverandører. Baseret på mine mange års handson-erfaring med strategisk sourcing har jeg nedenfor samlet 6 af de typiske faldgruber, virksomheder og organisationer bør have for øje ifm. sourcing.
Faldgrube 1: Tænker i krav frem for behov
Typisk kommunikeres der en lang række krav til de mulige leverandører, og køber vurderer herefter, hvem der er bedst ud fra kravopfyldelsen og betingelserne i tilbuddet. Det store problem med krav er imidlertid, at de enten kan være ’opfyldt’ eller ikke ’ikke-opfyldt’ (eller ’delvist opfyldt’). Med mange krav har leverandørerne naturligvis fokus på opfyldelsen af disse. Problemet herved er, at man derved frarøver de potentielle leverandører muligheden for selv at komme med gode og kreative løsningsforslag, som man ikke havde tænkt på i forvejen. Min anbefaling er derfor, at man i indkøbsprocessen gør sig umage med at få udtrykt flest mulige af sine krav i behov og ønsker. Behov og ønsker kan opfyldes på flere måder, så man på denne måde giver leverandørerne mulighed for at sætte deres kompetencer i spil – og vise, hvad de kan!
Obs: Selvfølgelig kan og bør der være enkelte hårde krav til leverandørerne – det hjælper nemlig med at sortere leverandører fra, og det sparer tid for både leverandørerne og indkøber. Vær derfor ikke tilbageholdende med at stille de enkelte hårde krav, som er afgørende for leverandør-/løsningsvalget – eksempelvis, at der skal leveres kvalificeret support på dansk.
Faldgrube 2: Glemmer at være tydelig om ønsket værdiskabelse
Mens det er delvist intuitivt at beskrive, hvad man gerne vil købe, glemmer mange at få kortlagt og kommunikeret hvorfor. Hvorfor handler om de forretningsmæssige mål og værdidrivere. Ved at være skarp på disse, jf. ovenstående, og kommunikere dem åbent kan man både opnå intern alignment og samtidig give leverandørerne de bedste muligheder for at byde ind med en løsning, der flugter hermed.
Som et forsimplet eksempel: Der er behov for et it-system til tilbudsgivning og ordrehåndtering. Der vil være stor forskel på løsning og tilgange, hvad enten driveren handler om at ”muliggøre vækst uden for Danmark”, om ”at flere tilbud skal konverteres til ordre” eller om ”at vi skal spare 10% på vores salg uden at miste momentum”.
Kun ved at gøre forretningsmæssige mål og ønsket værdiskabelse helt tydelig for de potentielle leverandører, vil de vide, hvad de skal sigte efter. Alt andet er i øvrigt unfair overfor leverandørerne, der ofte afsætter store ressourcer i arbejdet med tilbudsgivningen, og ringe tilbud vil samtidig skabe spildtid i processen for den indkøbende virksomhed eller organisation.
Faldgrube 3: Glemmer at kommunikere på skrift
Tredje faldgrube falder i direkte forlængelse af den forrige. Det er fint og ofte en rigtig god idé med afklarende møder og dialog med de potentielle leverandører i konkurrencesituationen, men behovene og den ønskede værdiskabelse skal altid kommunikeres på skift – så alle kan byde ind på præcis det samme grundlag. Endvidere er det afgørende at få skrevet gode koncise referater fra leverandørmøderne – i særlig grad med fokus på evt. justerede behov/ønsker/krav som følge af dialogen, aftaler med leverandøren (fx noget leverandøren tilbyder eller garanterer som del af en evt. aftale) og action points til begge parter. Den præcise ordlyd betyder noget!
Det lyder måske banalt, men alt for mange virksomheder modtager tilbud i øst og vest, fordi de har kommunikeret behov og ønskede værdirealisering forskelligt i forbindelse med fysiske møder. Og det er faktisk ret svært at rette op på, hvis der tilmed ikke er nogen form for referater fra møderne med leverandøren.
Faldgrube 4: Indhenter for mange eller for få tilbud
Mange falder for fristelsen og indhenter mange tilbud ’for at være på den sikre side’ (eller få fordi man tror, man kender løsningen eller prisen på forhånd).
Min erfaring er imidlertid, at det ofte er en bedre idé at indhente lidt færre tilbud (fx 3-4) for at sikre, at der er tid og ressourcer til at gå ind i processen med den enkelte tilbudsgiver. Samtidig giver det muligheden for at kommunikere ud til de potentielle leverandører, at de i konkurrencen hører til blandt en mindre og eksklusiv skare. Det sikrer højt commitment og motivation hos leverandørerne ift. at producere et tilbud med høj kvalitet.
Leverandørerne skal mærke og opleve, at de:
a) har en reel chance for at vinde kontrakten, og at de
b) er i seriøs konkurrence med andre leverandører.
Faldgrube 5: Glemmer at fastholde konkurrencen undervejs
Et udbud er en forhandlingsproces, hvor man kan sikre skarphed og fokus, når alle føler, at der er noget på spil! Derfor er det vigtigt at fastholde konkurrencesituationen så lang tid som muligt i indkøbsprocessen, hvilket mange virksomheder glemmer. Det er fx helt okay at kommunikere, at man forhandler med flere – også sent i processen – fx med følgende ordlyd: ”Vi har udvalgt 2 til de afsluttende forhandlinger, hvor I er den ene.” Formår man ikke at opretholde konkurrencen undervejs, kan det fjerne leverandørenes villighed til at forhandle i processen. De skal føle, at de har noget at vinde – og noget at tabe.
