Alle it-budgetter kan beskæres – udfordringen er at gøre det uden at skade forretningen unødigt. I denne artikel får du derfor et indblik i vores it-budgetmodel, som kan anvendes til at analysere og optimere it-budgettet i din organisation eller it-afdeling. Udover at trække på egne erfaringer i artiklen har vi i november interviewet Mads Madsbjerg Hansen, som er erfaren CIO og har haft ledende it-stillinger hos bl.a. Carlsberg og FLSmith. Nederst får du flere af hans bedste råd til it-omkostningsreduktion i praksis.
Af Kristian Sørensen
Der kan være mange gode grunde til at skære på it-budgettet. Det kan f.eks. handle udviklingen i markedet, forretningsmæssige omprioriteringer, klargøring til salg eller generel optimering af omkostningsbasen.
4 ting du skal vide, før du går i gang
>> Der skal altid tages afsæt i formålet med besparelsen. Dette sikrer nemlig, at man ikke ender med at foretage justeringer, der pådrager forretningen unødige senere omkostninger eller unødige begrænsninger i forhold til fremtidig vækst.
>> Der er generelt fire udgangspunkter for reduktion af it-omkostninger, som hver har vidt forskellig betydning for den risiko, forretningen kan acceptere i jagten på besparelser.
a. Generel ’housekeeping’, hvor it-omkostningerne løbende trimmes, hvor det er muligt.
b. Reduktion af omkostningsbasen mhp. at allokere budget til at videreudvikle forretningen digitalt.
c. It-omkostningerne er blevet for store i forhold til dét, forretningen kan bære.
d. Forretningen er i krise, og omkostningerne skal skæres væk for at overleve.
>> Der skal så vidt muligt sikres balance mellem de kortsigtede gevinster ved omkostningsreduktionen og den langsigtede påvirkning i relation til forretningens strategi, behov og udsigter. Eksempel på ubalance: Vi kan øjeblikkeligt spare 700 tkr. ved at skære fra – men det vil koste 2.000 tkr. at ’rette op på’ besparelsen senere, og samtidig vil den kortsigtede besparelse hæmme virksomhedens vækstmuligheder.
>> Start med de simple ændringer som giver store besparelser. Hav i første omgang fokus på nr. 1 og nr. 2 i nedenstående figur. Er kompleksiteten høj og den potentielle besparelse stor (nr. 3), så sørg for at allokere tilstrækkelig tid og ressourcer for at mitigere de risici, som ofte kan være svære at gennemskue her.
It-budgettets optimeringsområder – hvor kan der sættes ind?
Når vi i IT ADVISORY analyserer it-omkostning er, sker det ud fra følgende 5 områder: (1) Operations, (2) Maintenance, (3) Technical R&D, (4) Enhancements og (5) Business Projects.
En meget stor del af it-budgettet er defineret på forhånd af de faste it-omkostninger (1+2+3), mens en anden stor del i høj grad afhænger af forretningens behov, prioriteringer og ønsker (4+5).
Forståelsen for de 5 områder er vigtig, fordi det skaber et helstøbt billede af, hvor der potentielt kan sættes ind. Samtidig kan overblikket hjælpe med at løfte luftige drøftelser med afsæt i følelser (”jeg synes, vi bruger for mange penge på it”) over i fakta og reel afstemning af investeringer vs. værdiskabelse.
(1) Operations
Operations dækker over alle faste, kendte omkostninger til drift, driftsleverandører, cloud, licenser, support mv. Generelt forventer vi, at omkostningerne til Operations falder år for år gennem faldende priser på teknologi og den løbende optimering af it-leveranceapparatet. Budgetprioriteringerne foretages af IT.
(2) Maintenance
Maintenance er den løbende vedligehold af både software og hardware. Størrelsen af budgettet er her i høj grad defineret af driftens omfang og omsætning. Prioriteringer inden for budgetposten foretages af IT.
(3) Technical R&D
Technical R&D dækker bl.a. over analyser, test og PoC af nye teknologier, software o.lign. Mange it-organisationer mangler denne budgetpost, hvilket i vores optik er en alvorlig fejl. Det er essentielt med et dedikeret budget til fx at afprøve nye teknologier, da disse eksperimenter potentielt bringer effektiviseringer og forøget værdi for forretningen. Budgetprioriteringer foretages af IT.
(4) Enhancements
Enhancements handler om den del af budgettet, som allokeres til mindre opgaver/forbedringer, der skal sikre umiddelbar værdi til forretningen. Det omfatter forbedringer såsom versions-opgraderinger, tuning af forretningsapplikationer, nye integrationer af forretningssystemer, compliance-tiltag o.lign. Budgetterne prioriteres af it og forretningen i fællesskab.
(5) Business Projects
Business Projects omhandler typisk de projektbudgetter, som allokeres case-by-case og er fastlagt af forretningen. Der kan her være tale om større it-investeringer og forretningsprojekter som f.eks. udviklingsprojekter, større opgraderinger, konsolideringer, udskiftning af software eller hardware, outsourcing eller lignende.
Alle it-budgetter kan beskæres – sådan gør man
Der kan altid spares i et it-budget. Har man som CIO fået det opdrag at gennemføre besparelser, er afsættet derfor aldrig, om der kan spares men i stedet en drøftelse af:
- Hvilke risici forretningen er villig til at løbe, når der skæres på de faste it-omkostninger. (1+2+3).
- I hvor høj grad forretningen er villig til at skære ned på udviklingsaktiviteter som et resultat af forretningens strategi, situation og udsyn. (4+5).
I vores it-budgetmodel nedenfor opsummerer vi nogle af de taktikker, vi anvender ifm. analyse og optimering af it-budgettet.
Reduktion af de rene it-omkostninger (1+2+3)
Når der skal skæres på de rene it-omkostninger, kan taktikkerne under Operations, Maintenance og Technical R&D anvendes til drøftelser internt i IT samt til dialogen med virksomhedsledelsen efterfølgende.
Eksempelvis kan det identificeres, at supportniveauet kan reduceres (Operations), hvis forretningen accepterer, at ventetiden i helpdesk stiger, og at support uden for åbningstiden fjernes. IT kan fremlægge muligheden for ledelsen, men det er altid forretningsledelsen, der skal bestemme, om man accepterer risikoen forbundet herved.
Det er vigtigt, at det ikke er CIO, men derimod forretningsledelsen, der beslutter organisationens risikoappetit. Men det er CIO’en, der i fællesskab med IT-mellemlederne skal omsætte forretningens risikoappetit til konkrete besparelsesforslag. Den erfarne CIO, Mads Madsbjerg Hansen, fortæller i den forbindelse, hvordan han har haft særligt gode erfaringer med følgende tilgang:
- Alle ledere i IT får til opgave at forberede et katalog med potentielle besparelser, som tager afsæt i et specifikt mål.
- Kataloget oplister potentielle sparetiltag (store som små), som viser, hvor meget der kan spares, hvad det vil koste at implementere besparelsen (engangsudgift), hvilken betydning den vil have år for år samt risikoen forbundet ved at foretage besparelsen (f.eks. med mærkatet grøn, gul, rød).
- CIO’en konsoliderer herefter de input, som kommer fra hver IT-mellemleder (hvert team) og tilpasser risikovurderingen, så den stemmer overens med hans eller hendes egen vurdering og samtidig er konsistent på tværs af forskellige områder. Vær opmærksom på, at som CIO, skal du tydeligt kommunikere, at du har til hensigt at justere, når du modtager de forskellige input, så lederne ikke føler sig snydt eller tilsidesat.
- Til sidst har CIO’en en lang liste af potentielle sparetiltag, som kan fremlægges for forretningen.
Reduktion af omkostningerne til udvikling (4+5)
Det er i høj grad forretningen, som skal på banen, når det kommer til de taktikker, der skal sikre omkostningsreduktion inden for Enhancements og Business Projects. Ledelsen skal internt drøfte og argumentere for, hvilke projekter, der er nødvendige, og hvilke der skal fjernes, skaleres ned eller udskydes.
Selvom de potentielle besparelser her hovedsageligt handler om forretningens prioriteter, er det IT’s opgave at facilitere en prioriteringsworkshop, som er med til at give konkrete ledelses- og arkitekturmæssige input vedr. de tekniske gevinster og risici forbundet med de enkelte projekter.
5 tips fra Mads Madsbjerg Hansen
Vi håber, at ovenstående har skabt indblik og overblik, når det kommer til omkostningsreduktion i it-budgettet. Som en sidste – men vigtig – krølle har vi nedenfor samlet 5 gode tips fra Mads Madsbjerg Hansen:
- Mange store software-udbydere har ’lock-ins’ i deres kontrakter, som gør det vanskeligt at reducere omkostningerne. Forvent ikke fleksibilitet her med mindre, du kan tilbyde noget den anden vej.
- Vær opmærksom på, at du ikke vil spare noget på at nedlægge projekter, som bliver udført af organisationens egne folk – med mindre det samtidig vil føre til afskedigelser.
- Selv med høj grad af transparens i forløbet, der skal sikre it-omkostningsreduktion, bør man bestræbe sig på at handle så hurtigt som muligt. Omkostningsreduktion og nedskæringer vil skabe bekymringer blandt de ansatte ift. jobsikkerhed og fremtiden.
- Organisationer og virksomheder betaler for rigtig meget, som ingen bruger eller nogensinde kommer til at savne. Computere opmagasineret i skabe, licenser som ikke bliver brugt, aftaler vedr. mobiltelefoni til ansatte, som for længst har forladt virksomheden etc. Ryd op i dette – det er de letteste besparelser, du kan skabe på it-området.
- Der findes altid servere og systemer, som ingen kender formålet med, men som ingen alligevel har modet til at få lukket ned. Gør det alligevel og se, om nogen brokker sig. Hvis de gør, kan de altid startes op igen.
